TEMA 2.-PLANEACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

La planeación de compras comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas.

                                              

Globalización y logística. (2017, 26 junio). [Ilustración]. grupo cima. http://www.cimalogistic.com/wp-content/uploads/2017/06/Gestion-de-compras.jpg

 

 

2.1. Estructuración de un departamento de compras.

 

La empresa requiere de los elementos de una sociedad, y su objetivo es ofrecer a la sociedad donde existe, los satisfactores que ella requiera.

El departamento de compras no tiene un lugar especifico dentro de la estructura del departamento general, si no que se pone donde mejor nos convenga y sea de mas utilidad.

 

                             

H.S.C. (2019, 12 agosto). Organigrama de una empresa de ropa: estructura y funciones [Grafico]. lifeder. https://www.lifeder.com/wp-content/uploads/2019/08/Organigrama-de-una-empresa-de-ropa1.jpg

 

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran.

 

Funciones del departamento de compra.

 

·      Adquisiciones.

·      Guardar y almacenar.

·      Proveer a las demás áreas.

 

Los principios de la organización aplicados al servicio de compras

 

En una organización deben ser considerados algunos principios fundamentales, que se aplican plenamente a Compras.

 

Al organizar el departamento de Compras es conveniente

observar los siguientes principios:

 

·      El principio del Objetivo. 

·       El principio de la Ubicación.

·       El principio de la Centralización y Descentralización.

·      El principio de la Sencillez.

·      El principio de la Armonía.

·      El principio de la Flexibilidad.

·      El principio de la Eficiencia.

 

 

Los sistemas de organización y las compras.

 

Ningún sistema de organización puede aplicarse universalmente, puesto que en muchas ocasiones su funcionamiento es efectivo en una empresa, pero al

tratar de implantarlo en otra no proporciona los mismos resultados aún cuando ambas trabajen en el mismo giro.

 

Para tener éxito la estructura de la organización tiene que moldearse de tal manera que se adapte a las condiciones específicas de la entidad económica en cuestión.

 

 

2.2 Clasificación de productos por grupo.

 

Muente, G. (2019, 29 septiembre). Aprende cómo puede ayudarte saber cuales son los tipos de productos para tus estrategias de marketing [Ilustración]. ROCKCONTEN. https://rockcontent.com/es/wp-content/uploads/sites/3/2019/02/descrição_de_produto_e_categoria-1024x538.png

 

Un producto es una cosa o un objeto producido o fabricado, algo material que se elabora de manera natural o industrial mediante un proceso, para el consumo o utilidad de los individuos.

La palabra producto deriva del latín productus y posee diferentes significados según el área en el cual se emplee.

 

 

Tipos de productos.- Clasificacion general.

Todos los productos tienen diferentes cualidades, por lo que se dividen en 3 diferentes categorias según sus caracteristicas especificas. En:

·      Productos de consumo, se usan para el consumo en los hogares.

·      Productos de negocios.

·      Productos según su duracion y tangibilidad. 

 

Clasificacion de los productos de consumo

Productos o bienes de conveniencia: Es artículo relativamente barato cuya compra exige poco esfuerzo.

Produtuctos de comparacion: Producto tangible del cual el consumidor quiere comparar calidad, precio y tal vez estilo en varias tiendas.

Bienes de especialidad: Productos que tienen características únicas.

Productos o bienes no buscados: Son aquellos cuya existencia no es conocida por el consumidor.

 

Clasificacion de productos de negocios

Equipo mayor o instalaciones: Bienes de capital como máquinas grandes o costosas.

Accesorios de equipamiento: Comprenden equipo portátil y herramientas  y equipamiento de oficina.

Materias primas.

Componentes: Son artículos ya terminados, listos para su ensamble.

Materiales procesados:  A diferencia de las materias primas, han tenido algún procesamiento.

Suministros de operaciones: Bienes de negocios que se caracterizan por un bajo valor monetario por unidad y una corta duración, y que contribuyen a las operaciones de una organización sin convertirse en parte del producto terminado.

Servicios de los negocios o servicios de la empresa.

 

Clasificacion de los productos según su durabilidad y tangibilidad

Se dividen en 3 tipos según su durabilidad y tangibilidad.

Bienes de consumo no duraderos.

Bienes de consumo duradero.

Servicios: son intangibles.

 

2.3 Clasificación de proveedores.

Un proveedor es a aquella persona física o jurídica que provee o suministra profesionalmente de un determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad económica y a cambio de una contra prestación.

Tipos de proveedores 

Tipo de abastecimiento

·      Proveedor de insumos.

·      Proveedor de servicios de ingenieria y/o consultoria.

·      Proveedor de otros servicon generales.

Proceso de clasificacion de proveedores 

·      Registro: elaboracion y analisis de la ficha general de identificacion del proveedor para la acreditacion de la capacidad juridica.  

·      Calificacion: evalucion del sistema de gestion del proveedor

·      Cualificacion:en esta fase analisiamos las cualidades de nuestro proveedor y vemos si cumple con lo que solicitamos.

·      Final:hacemos un analisis de los puntos anteriores y escogemos a quien mejor puntaje haya optenido.

 

Por medio de un código de identificación industrial unificado

Los códigos CIIU tienen como finalidad la clasificación del tipo de actividad a la que pertenece una persona u entidad, es utilizada por su facilidad y proporciona informacion concreta, es la requerida por la DIAN, para los aportes tributarios del estado.

 

Analisis de proveedores

 

El proceso general para la clasificación y evaluación de proveedores considera los siguientes aspectos:

 

1.    Identificación y clasificación de los proveedores.

2.    Criterios de Selección y Evaluación de Proveedores.

3.    Políticas de Compra:Se debe establecer una política de compras que recoja los criterios y aspectos relacionados con la evaluación y selección de proveedores.

4.    Almacenes de Materia Primas.

5.    Plazo de Pago a Proveedores.

 

2.4 Tipos de compras

Moreno Deminguez, M. A. (2018, 2 agosto). Modelos de decisión de compra [Ilustración]. revista nova et vetera. https://www.urosario.edu.co/getattachment/8cd137c5-aeba-48ec-948e-d7813de485fd/Modelos-de-decision-de-compra

En todas las empresas existe un departamento de compras el cual se encarga de suministrar a la empresa con diversos materiales, a  continuacion analizaremos los 4 tipos de compras que se hacen dentro de la empresa.

 

·      Compras de bienes y mercancias: se compran grandes cantidades de ellas con la finalidad de negociar y conseguir un mejor precio, normalmente son refacciones.

·      Compras de servicio.

·      Compras de articulos relacionados: Se realizan en pequeñas porciones de artículosy/o servicios proporcionando economía en ciertas actividades diferentes a la fabricación.

·      Compras coorporativas: se define como la modalidad de contratación por la cual, mediante convenios interinstitucionales o por mandato normativo, las entidades del Estado adquieren bienes y contratan servicios generales en forma conjunta o agregada,

 Tipos de compras 

·      Compras especiales. Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos ...); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.

·      Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad.

·      Compras estacionales. Son compras que se hacen para productos de temporada.

·      Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades.

·      Compras oportunidad. La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”.

·      Compras de urgencia. 

·      Compra directa: se le compra directamente a los proveedores, el precio puede ser desfavorable, nos da menos carga de trabajo, se utilia cuando compramos articulos de bajo precio o hacemos compras de emergencia.

·      Compra por cotizacion: se seleccionan siertos proveedores y se les envia una oferta, el precio nos favorece ya que elegiremos la mejor opcion, se utiliza en compras especificas y cuando tenemos pocas opciones de proveedores.

·      Compra por licitacion: los proveedores pueden participara para ver cual es el que cumple con los requerimientos, los precios nos favorecen ya que tenemos opciones interesadas en nosotros, su mayor desventaja es que nos da mas carga de trabajo y nos favorece aun mas cuando la mayoria de proveedores son de confianza y podemos programarlos.

 

 

2.5 Tipos de contratos, ordenes de compra y formas de negociacion.

 

                                     

 Tipos de contratos:

 Compra venta.

 

Suministro: una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.

 

Comodato:  se obliga a ceder el uso de un bien, mientras que el sujeto pasivo contrae la obligación de restituirlo al término del periodo estipulado.

 

Consignación: es un contrato por el cual una empresa entrega a otra mercancía para que esta ultima las comercialice.

 

Maquila: es aquel que se firma entre dos partes, en donde una de ellas se obliga a elaborar de manera exclusiva un producto o una parte de él para la otra parte.

 

Leasing: el dador conviene transferir al tomador la tenencia de un bien cierto y determinado para su uso y goce, contra el pago de un canon y le confiere una opción de compra por un precio.

 

Ordenes de compra:

 

La Orden de Compra es un documento que emite el cliente al proveedor para solicitar productos o servicios. En ella se ponen todos los detalles de la compra.

Su mayor ventaja es que el comprador y el proveedor pueden ver todos los requerimientos de la compra de una manera mas facil.

 

Importancia de la orden de compra

 

Entre los pros para utilizar órdenes de compra, los más importantes son;

 

Certeza: compra protegida.

 

Optimización: agiliza la gestión del inventario y el control delas finanzas.

 

Envío más rápido y eficiente.

 

Contenido de la orden de compra:

 

·      Datos de contacto y dirección del comprador 

·      Datos de contacto y dirección del proveedor

·      Fecha y lugar de emisión del pedido

·      Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a comprar

·      Términos de pago, y de entrega del pedido 

·      Coste total del pedido y costes de envío

·      Firma autorizada

 

 

 

Formas de negociacion

 

Se define como negociación al proceso que tiene como objetivo generar beneficios en la que intervienen dos o más partes o agentes. Existen diversos tipos de negociación, según el estilo y la forma de proceder en la misma.

 

A continuacion mostraremos las 4 formas de negociacion vistas en clase.

 

• GANAR -PERDER

Un escenario de ganar-perder, ambas partes han intentado ganar, sin tener demasiado en cuenta el resultado de la otra parte. Ambas partes pueden haber entrado en la negociación con un objetivo deseado y un punto de «alejarse».

• PERDER - GANAR

En este punto ocurre lo mismo que en la negociación ganar-perder pero ahora cambiando el rol.

• PERDER - PERDER

En un escenario Perder-perder, ambas partes conceden posiciones de negociación fuera de sus rangos objetivo.

• NO HAY ACUERDO

No se llega a algún acuerdo que pueda satisfacer a ambas partes y no se hace el contrato.

• SOLUCIÓN DE COMPROMISO

Negociar por compromiso significa llegar a un acuerdo de forma superficial.

• GANAR - GANAR

a negociación “ganar-ganar” es aquella en que no se dejó de lado ningún valor, se llego a un beneficio mutuo y nadie hizo concesiones innecesarias para llegar al resultado deseado por ambos.

 

Fases de negociación.

 

Pre-negociación

 

Preparación. Consiste en recabar toda la información relacionada, analizarla y estructurarla. Es el momento de establecer los objetivos que se persiguen y los argumentos para conseguirlos.

Aspectos a tomar en cuenta:

 

• Objetivo

• Necesidad

• Estrategia

• Estilo

• Tacticas

• Metodos

• Entorno

 

Negociación

 

 En esta fase las partes muestran sus ofertas, con argumentos y objetivos.

 

Aspectos a tomar en cuenta:

• Presentacion

• Exposicion/separacion (intereses, necesidades, exigencias)

• Integracion

• Acuerdo

• Celebracion

 

 Post-negociación

 

En esta fase se presentan los resultados obtenidos en la negociación.

 

Aspectos a tomar en cuenta:

• Acuerdo ( verbal o escrito)

• Realizacion de acciones siguientes

• Monitorizacion del cumplimiento del acuerdo

 

 

2.6 Desarrollo y evaluación de las estructuras de costos.

 

ESTRUCTURA DE COSTOS

 

Es la proporción que cada factor o servicio productivo representa del costo total de

cada unidad del producto.

 

Es importante conocer los elementos que se usan en el producto, estos son:

 

 Directos.-Cuando su valor y tactibilidad se relaciona con el producto elaborado.

 Indirectos.- Cuando no se puede establecer identificación o correlación directa con el producto elaborado.

 

También consideramos la mano de obra

 Directa.-Persona directamente involucrada en la fabricación del producto.

 Indirecta.-Persona involucrada en la fabricación pero no se considera mano de obra directa debido al poco manejo del producto.

 

2.7 Análisis de valor y reducción de costos.

 

Método estructurado para definir (o revisar) un producto, proceso o servicio de tal

forma que aseguren con el mínimo costo todas las funciones que el cliente desea y

que está dispuesto a pagar (y únicamente esas), cumpliendo todas las exigencias

requeridas (y solo estas).

 

Parte de dos opiniones

 

 La del cliente, que espera una serie de prestaciones, es decir lo que el producto o servicio debe cumplir y lo desglosa en criterios de apreciación, que es lo que va a percibir.

 La del fabricante que considera las características que el producto o servicio debe tener para satisfacer las satisfacciones que espera el cliente.

 

Si tenemos en cuenta el punto de vista del fabricante y del cliente, podemos decir que el análisis del valor aporta una técnica organizada y creativa para la organización que descubre las funciones que realiza un producto, trata de armonizarlas con lo que espera el cliente y analiza el costo que corresponde a cada función.

 

Objetivos:

 

 Mejora de la calidad

 Incremento de la productividad.

 Mejora de la rentabilidad

 Mejora de la calidad de vida en el trabajo

 Apertura a la innovación.

 

 

2.8 Políticas de Compra

 

Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuáles serán las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de productos para sus operaciones habituales.

 

El propósito de cualquier política de compras de un negocio es:

 

 Establecer un comportamiento de la empresa con sus proveedores en el proceso de compra

 Fomentar el cumplimiento de unos criterios básicos por parte de los proveedores

 Difundir dicho compromiso entre empras y proveedores

 

La política de compras involucra a todos: solicitantes, compradores, evaluadores, usuarios/receptores, validadores y pagadores.

 

Las políticas se dividen en:

 

 Política de producto: cualquier proceso de compra requiere como previo la definición de las especificaciones y la previsión de las necesidades

 

 Política de proveedores: es responsabilidad de compras diseñar un papel de proveedores que pueda garantizar el suministro de los productos y servicios en base a las necesidades de la compañía, tipología de proveedores.

- Proveedores de mercado

- Proveedores homologados

- Proveedores activos

  Política de ahorros.

 Política de procurement.

 Política de sistemas de información: compras aboga por una mejora continua en los sistemas de información de compras, que permitan una comunicación electrónica fluida entre usuarios y computadores, y entre la organización y proveedores, generando y almacenando el mínimo posible de documentación escrita en el proceso

 

2.9 Presupuestos

Corvo, H. S. C. (2021, 22 julio). Presupuesto de compras [Ilustración]. lifeder. https://www.lifeder.com/wp-content/uploads/2018/06/concepto-presupuesto-ilustracion-gastos-administracion-696x501.jpg

 

El presupuesto de compras es un tipo de presupuesto que limita la cantidad de materias primas que adquiere una empresa.Esto se consigue gracias a una mejor estimación de las necesidades de materias primas para realizar compras más voluminosas.

 

Un presupuesto de compras proporciona una representación de lo que la empresa planea comprar para el inventario. Además se encarga de la cantidad de inventario que planea aumentar o mantener la empresadurante un período determinado de tiempo.

Un presupuesto de compras se crea para realizar un seguimiento del valor de inventario de la empresa y la cantidad de los bienes vendidos.

 Caracteristicas de un buen presupuesto de compras :

 

gran flexibilidad. Pues dentro de ellos podremos aplicar cualquier cambio o ajuste necesario.

 

amplia operatividad, pues además da la opción de proyectar en ellos todos los aspectos referentes a la esencia del negocio en general.

 

temporalidad. Pues en un presupuesto de compra, se pueden aplicar diferentes condiciones de tiempo de acuerdo al giro que tenga el negocio.

 

alta efectividad. La misma radica, en que en este tipo de presupuestos está en manos de la empresa y a través de sus decisiones se formulará adecuadamente el presupuesto del negocio.

los objetivos de un presupuesto de compras se centran principalmente en garantizar el abastecimiento de la empresa en el momento oportuno.

Además, evita que la empresa tenga una sobreinversión dentro de los inventarios, como además, optimiza los recursos y determina todo tipo de costos y gastos referentes a su área.