TEMA 4.- Operación del Departamento de Compras

Para comenzar, ¿Cuál es la misión del Departamento de Compras? Realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la cantidad justa, a buen precio y en buena calidad, así de clara es su misión. 

El objetivo primordial del mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tengan una continuidad evitando así, posibles roturas de stock. Siempre que se cumpla esta condición, el objetivo principal que cualquier empresa pretende conseguir no es otro que reducir el costo final de los productos. 

Para entender un poco mejor este tema, te invitamos a ver el siguiente video sobre el Departamento de Compras, hecho por Iván Martínez Lima de malicorp.com

https://www.youtube.com/watch?v=09-8psqJD2g&t=53s 

¿Cuáles son las 5 etapas básicas del proceso de compras?

El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de las empresas, y las decisiones que toma este departamento son fundamentales para el correcto funcionamiento de dichas empresas. Por ello, es de vital importancia conocer cuales son las etapas del proceso de compras:

Etapas en el sistema de compras.

1. Reconocimiento de una necesidad.
2. Descripción de la necesidad (definición exacta de las características y necesidades del producto que se quiere).
3. Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento.
4. Determinación del precio y los términos.
5. Preparación y asignación de la orden de compra.
6. Seguimiento y, o expedición de la orden.
7. Recepción e inspección de los artículos.
8. Liquidación de la factura y pago al proveedor.
9. Mantenimiento de registros.

 Las más básicas son 5 y las explicamos a continuación:

"Proceso de Compra" [Ilustración] Obtenido de: https://www.inboundcycle.com/proceso-de-compra-que-es-y-como-funciona

1) Reconocimiento de una necesidad.

La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de la unidad qué, cuánto y cuándo se necesitan. Esto puede dar como resultado una requisición de materiales al departamento de almacén.

2) Búsqueda de información

 

En esta fase del proceso de compra, el potencial cliente ya es consciente de que tiene un problema y empieza un proceso de búsqueda de información para saber cómo resolverlo.

 

En este caso, la persona va a buscar información de manera interna y externa, pero también será fundamental conocer cuáles son los determinantes del proceso de compra.

 

Principalmente lo que va a hacer el consumidor en esta etapa es:

 

·      Identificar diferentes alternativas para solucionar el problema.

·      Conocer las características de cada una de ellas.

 

Aquí también tendrás que tener en cuenta que existen diferentes tipos de búsqueda y que dependen principalmente de:

 

·      La intensidad. Es decir, cuánta información se busca al respecto.

·      La dirección: El tipo de contenido que se busca.

 3) Evaluación de alternativas

 

Esta es la etapa del proceso de compra en la que el cliente potencial ya sabe que tiene un problema, ha buscado todo tipo de información para saber cómo resolverlo y se pone a evaluar las diferentes alternativas.

Aquí la persona tratará de escoger la mejor alternativa de todas las que tenía, por lo que la estrategia de marketing debe ir enfocada a solucionar las posibles objeciones de compra.

 4) Compra

Por supuesto, llega la hora de la compra y consumo. Has guiado a tu cliente y te eligió como la opción que va mejor con sus necesidades y presupuesto.
Debes entender lo siguiente: la adquisición de un producto o servicio no es el único objetivo del marketing. Más allá de eso, busca generar una relación con el cliente para formar parte de su ciclo de consumo regular. Dicho de otro modo, si cerrar una venta es importante, mantener a un cliente es crucial para la empresa.

"Customer Journey"  [Ilustración] Obtenido de:https://blog.hubspot.es/marketing/etapas-de-decision-de-compra-del-consumidor

5) Post-Venta

Empezando por la búsqueda de una definición, podemos decir que la postventa es la parte de la atención al cliente que reúne todas las estrategias pensadas para mejorar la experiencia después de la compra y mantener una relación duradera con los clientes, siempre correspondiendo a sus expectativas y necesidades.

Ahora bien, vistos estos conceptos, es importante hablar del "Procurement", ¿Por que razón? Por que es la traducción de aprovisionamiento, y no puede existir un aprovisionamiento sin un proceso de compras bien planificado y cimentado:

Qué es Procurement?

 

Es una función de negocios gerencial. Se define esencialmente como la adquisición de productos y servicios, según las necesidades del negocio. Cubre un rango de actividades, que no necesariamente están atados a la gestión de compras per se. Dentro de estas actividades podemos destacar las siguientes:

 

·      Selección de proveedores

·      Negociación de contratos y términos de pago

·      Cumplimiento de normas y estándares

·      Procesos de análisis y abastecimiento

 

Viendo estas actividades, podemos determinar que Purchasing es solo un componente cuando nos referimos a Procurement. En este último se cubren todas las actividades comerciales críticas de la gestión. Es donde se desarrolla la parte estratégica de la gestión y su alcance dentro de la organización es de alto impacto.

 

No obstante, ¿Cuáles son los documentos que se necesitan para realizar esta operación?

 

Estos son los documentos más importantes del área de compras:

 

Registro de requisiciones.

• Cotizaciones.
• Registro de solicitudes de cotizaciones.
• Registro de cotizaciones recibidas.
• Cuadro comparativo.
• Registro de órdenes de compra y/o contratos.
• Registro de órdenes pendientes de entrega.
• Registro de órdenes de pago.
• Registro de pagos.
• Informe de órdenes entregadas por el proveedor.
• Informe de devoluciones al proveedor.
• Catálogo o registro de proveedores.

En esta ocasión, hablaremos de los 6 más sobresalientes::

1. Registro de requisiciones.
2. Cotización.
3. Registro de solicitudes de cotizaciones.
4. Registro de cotizaciones recibidas.
5. Cuadro comparativo.
6. Registro de órdenes de compra y/o contratos.

Registro de requisiciones

Todas las requisiciones que llegan al área de compras deben registrarse para evitar duplicidad al momento de elaborar la orden de compra o pedido, y cuando ya se ha entregado, tacharlas o sacarlas del consecutivo.

Cotización

• Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización

Se anotará el nombre del proveedor, a quien se le solicitó la cotización, sea de los que están en la lista o uno nuevo que por las características del producto no lo teníamos registrado.

• Fecha de elaboración

Se anotará la fecha en que se elabora la cotización.

• Fecha de requerimiento

Se anotará la fecha de la solicitud de compra y que es la requerida, este dato es muy importante, si es del área de manufactura, y se tomará como fecha, en que debe entregarse por el proveedor.

• Producto(s)

Producto que se solicita en la requisición y que debe coincidir con el producto que se solicita en la cotización, marcando claramente sus especificaciones.

• Cantidad

Cantidad del o los productos que ampara la requisición de compra, y que debe coincidir con la cantidad del requerimiento solicitada.

• Precio del producto

En algunas ocasiones, el solicitante del requerimiento da el nombre del producto, el fabricante y un posible precio, este es el que se anota en este registro.

• Observaciones o la firma que autorizan el requerimiento.

Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.

Registro de solicitudes de cotización

Esta relación es un documento que debe elaborarse para tener un mejor control y dar información, cuando así lo solicite el área que emitió la requisición.

Registro de cotizaciones recibidas

Cada una de las cotizaciones que reciba el departamento de compras deberá ser registrada en este formato, para tener la información a la mano, y llevar un control de todas las cotizaciones que reciba.

Sus datos necesarios son:

• Nombre del proveedor

Se anotará el nombre del proveedor a quien se solicitó la cotización, que es el mismo que envía la cotización.

• Fecha de recepción

Se anotará la fecha en que se recibió la cotización.

• Fecha de requerimiento

Se anotará la fecha en que el proveedor podría entregar lo solicitado.

• Producto(s)

Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la requisición solicitada.

• Cantidad

Cantidad de productos que ampara la cotización y que debe coincidir con la cantidad del requerimiento solicitada.

• Precio

En esta columna se anotará el precio que ya se pudo haber pactado con el proveedor, antes de enviar la solicitud de cotización, si no se ha pactado, es el que viene clarificado en la cotización.

• Condiciones de pago

En esta columna se anotarán las condiciones de pago, pactadas con el proveedor, antes de enviar la solicitud de cotización, si no se ha pactado, se anotará la que viene en la cotización.

• Observaciones

Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.

Cuadro comparativo

Este es tal vez el documento base de una buena administración del área de compras, pues es indispensable para la toma de decisiones en el otorgamiento de la orden de compras. Este documento se elaborará por las requisiciones que se reciban en relación a un producto y su base, es la de poder ayudar a tomar una buena decisión para la creación de la orden de compra. Se anotarán en este documento, todos los datos que contenga la o las cotizaciones que lleguen de los proveedores.

Registro de órdenes de compra

Después de decidir a qué proveedor se le elabora la orden de compra que, por lo general, también se le conoce como pedido fincado, es necesario llevar un control, para evitar duplicar la orden de pago a proveedor.

Sus datos necesarios son:

• Número de la orden de compra

Para un orden bien planeado es necesario que el departamento de compras lleve un consecutivo de los números de órdenes de compra, y ese número es el que anotará en esta columna, que durante todo el periodo entre la recepción y el pago servirá de referencia.

• Nombre del proveedor a quien se le da la orden de compra

Después de tomar la decisión con base en el cuadro comparativo, se anotará en él, el nombre del proveedor.

• Fecha de elaboración

De la orden de compra que, por lo general, es el día que se le entrega al proveedor.

• Fecha de requerimiento

Se anotará la fecha en que el proveedor debe entregar el producto que ampara la orden de compra, es decir, esta fecha debe coincidir con la fecha del requerimiento, o sea la que el solicitante del requerimiento estipula que la necesita.

• Producto(s)

El o los productos que se solicitan en la requisición enviada por el área que hizo la requisición.

• Cantidad

Cantidad del o los productos que ampara la orden de compra, y que coincide con la cantidad solicitada del requerimiento.

• Precio o valor de la orden de compra

Se anotará el valor de la orden de compra y si es posible, cada partida de la orden de compra.

• Condiciones de pago

Cuando se le asignó al proveedor la orden de compra o pedido, se negoció una fecha o tiempo de pago, y viene especificada en la cotización, esta se anotará en la columna.

• Observaciones

Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición.

Para que te quede aun más claro, te invitamos a consultar la siguiente liga, sobre los documentos más importantes del área de compras, hecho por AFICO Fiscal & Comercio Exterior:

https://www.youtube.com/watch?v=eqW2h4Ui9zk